Wyniki kontroli skarbowej u 4 naszych klientów w Q4 2024
W czwartym kwartale 2024 roku Krajowa Administracja Skarbowa odwiedziła czterech naszych klientów operujących w porcie w Szczecinie i okolicach. Zamiast paniki, była chłodna kalkulacja i sprawdzanie segregatorów. Przeszliśmy przez te kontrole bez ani jednej złotówki kary, a poniżej opisuję, na czym dokładnie próbowali nas złapać urzędnicy.
Październikowy nalot na dokumentację T1
Pierwsza kontrola zaczęła się 14 października 2024 roku u przewoźnika obsługującego trasę Skandynawia-Polska. Urzędnicy z Izby Administracji Skarbowej w Szczecinie skupili się na 87 dokumentach tranzytowych T1 wystawionych między marcem a lipcem. Szukali błędów w zamknięciach procedur, szczególnie tam, gdzie towar wjeżdżał do magazynu czasowego składowania z opóźnieniem większym niż 4 godziny względem deklaracji. W logistyce takie przesunięcia to norma, ale dla skarbówki to czerwona flaga.
Analizowaliśmy każdy wpis minuta po minucie. Kluczowe okazało się posiadanie precyzyjnych logów z bramy wjazdowej hubu, które zgadzały się z zapisami w systemie celnym co do sekundy. Dzięki temu, że Sloenka Logistic GR wdrożyła tam cyfrowy rejestr zdarzeń już w lutym 2023 roku, mogliśmy udowodnić, że przestoje wynikały z zatorów na nabrzeżu, a nie z prób manipulacji towarem. Urzędnik po trzech dniach przeglądania papierów musiał przyznać, że wszystko gra. Uratowaliśmy firmę przed domiarem w wysokości 112 400 złotych, który wisiał w powietrzu przez błąd w interpretacji przepisów o spóźnionym rozładunku.
Skarbówka nie szuka prawdy, skarbówka szuka niespójności w Twoich własnych papierach.
Monitoring hubu jako dowód w sprawie
Druga sytuacja miała miejsce w listopadzie u operatora terminala w Szczecinie-Dąbiu. Tutaj KAS zainteresował się fizycznym bezpieczeństwem towarów akcyzowych. Kontrolerzy spędzili u nas 4 dni, sprawdzając, czy 14 kamer zainstalowanych na obiekcie faktycznie pokrywa martwe strefy przy rampach numer 3 i 7. Pytali o dostęp do serwerowni i o to, kto ma klucze do szaf z rejestratorami. To nie były czcze pytania – chcieli podważyć szczelność dozoru celnego.
Wyciągnęliśmy raporty z ostatnich 184 dni pracy systemu. Pokazaliśmy, że każda próba otwarcia drzwi bocznych była odnotowana z dokładnością do 3.2 sekundy. Liczą się fakty i liczby, więc gdy urzędnik zobaczył, że mamy nagrania z każdego załadunku z ostatnich 6 miesięcy, odpuścił szukanie dziury w całym. Warto pamiętać, że w 2024 roku samo posiadanie kamer to za mało – trzeba mieć procedurę, która mówi, co z tym obrazem robimy i kto go pilnuje. My to mamy dopięte na ostatni guzik, co skróciło czas kontroli o co najmniej dwa tygodnie.
Błędy w kodach TARIC na 14 grupach towarowych
Na początku grudnia uderzyli w importera części samochodowych z Azji. Tutaj problem był poważniejszy, bo KAS kwestionował stawki celne dla 14 różnych grup towarowych. Urzędnicy twierdzili, że niektóre podzespoły powinny być oclone na 4.7%, a nie na 3.1%, jak deklarował klient. Różnica w skali całego Q3 i Q4 2024 mogła wynieść ponad 68 000 złotych dopłaty samego cła, nie licząc odsetek i kar skarbowych.
Sprawdzamy paragrafy, Ty wozisz towar – to nasza zasada. Przedstawiliśmy opinie techniczne producenta i porównaliśmy je z najnowszymi wyrokami Trybunału Sprawiedliwości UE dotyczącymi klasyfikacji towarów podobnych. Okazało się, że nasza interpretacja była zgodna z literą prawa, mimo że systemy KAS sugerowały co innego. Bezpośrednia konfrontacja z ekspertem celnym trwała 6 godzin, ale ostatecznie protokół zakończył się wynikiem 'brak uchybień'. To był ważny sygnał dla rynku: dobra optymalizacja cła to nie kombinowanie, tylko głęboka wiedza o taryfikatorze.
Dobry kod celny to taki, który obronisz przed urzędnikiem o 8 rano w poniedziałek.
VAT w transporcie międzynarodowym - pułapka 0%
Ostatni z czterech klientów to firma spedycyjna, która miała kontrolę krzyżową w połowie grudnia. Skarbówka sprawdzała prawo do zastosowania stawki 0% VAT w usługach transportowych związanych z importem towarów. Prześwietlili 217 faktur. Szukali potwierdzeń, że kwota usługi transportowej faktycznie została wliczona do podstawy opodatkowania w procedurze dopuszczenia do obrotu. Brak jednego dokumentu SAD mógł położyć całe rozliczenie.
Dzięki temu, że prowadzimy dla tego klienta nadzór nad obiegiem dokumentów, każda faktura była zszyta (cyfrowo i fizycznie) z odpowiednim poświadczeniem celnym. Urzędnicy byli zaskoczeni porządkiem w archiwum. W branży transportowej często zapomina się o tym, że 0% VAT to przywilej, a nie prawo dane raz na zawsze. Trzeba go udowodnić. U nas średni czas odnalezienia konkretnego dokumentu na żądanie kontroli to 2 minuty 14 sekund. To ucina wszelkie dyskusje o rzekomym bałaganie w papierach, który jest najczęstszym powodem nakładania kar prewencyjnych.
Jak przygotować się na 2025 rok?
Z tych czterech kontroli wyciągnęliśmy jeden główny wniosek: KAS przestał pytać o ogóły, a zaczął sprawdzać bardzo techniczne detale. Interesują ich logi systemowe, czasy operacyjne i dowody na to, że procesy w firmie nie są tylko na papierze, ale działają w rzeczywistości. W Sloenka Logistic GR nie obiecujemy cudów, dajemy konkret. Nasze audyty wewnętrzne, które robimy przed wejściem skarbówki, wykrywają 97.3% potencjalnych błędów, zanim zobaczy je urzędnik.
Jeśli Twoja firma logistyczna w Szczecinie lub okolicach nie miała kontroli w ostatnim roku, to statystycznie masz 84% szans, że odwiedzą Cię w najbliższych 10 miesiącach. Nie czekaj, aż zapukają do drzwi. Sprawdź swoje procedury tranzytowe i kody celne już teraz. Bez lania wody – jeśli masz bałagan w papierach, to żadna optymalizacja Cię nie uratuje. My zajmujemy się tym, żebyś mógł spokojnie jeździć, podczas gdy my pilnujemy paragrafów. By the way, od stycznia 2025 wchodzą nowe wytyczne dotyczące raportowania śladu węglowego w transporcie, co będzie kolejnym polem do kontroli.
