Jak zmiana kodu CN oszczędziła firmie 12 430 zł w marcu

Kosztowne przyzwyczajenie do starego kodu

Klient z branży mechanicznej sprowadzał komponenty z Azji od stycznia 2022 roku. Używał kodu CN, który nakładał 4.7% cła na każdą fakturę. Nikt tego nie kwestionował, bo system przyjmował zgłoszenia, a towar przejeżdżał przez granicę bez zatrzymań. To klasyczna pułapka: brak problemów z odprawą nie oznacza, że płacisz tyle, ile powinieneś. W lutym 2024 roku sprawdziliśmy 11 ostatnich zgłoszeń celnych tej firmy i zauważyliśmy, że opis towaru w języku angielskim sugerował inną kategorię niż ta wpisana w polu 33 dokumentu SAD.

Problem polegał na zbyt ogólnym traktowaniu części maszyn jako gotowych urządzeń mechanicznych. W transporcie międzynarodowym diabeł tkwi w szczegółach technicznych. Przez 684 dni firma traciła marżę, bo nikt nie zadał sobie trudu, aby zajrzeć głębiej w taryfę celną. Sprawdzamy paragrafy, Ty wozisz towar – taką zasadę przyjęliśmy przy tym audycie i szybko znaleźliśmy lukę, która pozwoliła zatrzymać pieniądze w kieszeni przedsiębiorcy.

Średnia wartość jednego kontenera u tego klienta to 43 280 zł. Przy stawce 4.7% cło wynosiło 2 034 zł. Po naszej interwencji ta kwota spadła do zera. To nie jest magia, tylko rzetelne czytanie not wyjaśniających do taryfy celnej, których większość agencji nie dotyka, dopóki nie ma kontroli. My wolimy działać zanim urząd zapuka do drzwi.

Brak problemów z odprawą nie oznacza, że płacisz tyle, ile powinieneś. Często oznacza to tylko, że przepłacasz w ciszy.

Gdzie leżał błąd w dokumentacji?

Przeanalizowaliśmy dokładnie 47 kart charakterystyki technicznej produktów sprowadzanych przez klienta. Okazało się, że elementy te, opisane jako 'obudowy łożysk', w rzeczywistości spełniały kryteria innej podpozycji taryfowej. Różnica w interpretacji przepisów była subtelna. Chodziło o to, czy produkt jest częścią ogólnego przeznaczenia, czy dedykowanym podzespołem do konkretnego typu silnika. Liczą się fakty i liczby, a te mówiły jasno: 0% zamiast dotychczasowych 4.7%.

Podczas weryfikacji dokumentów wyszło na jaw, że dostawca z Chin stosował stary kod CN z 2019 roku, który w Europie uległ dezaktualizacji po zmianach przepisów w 2021 roku. Polski importer bezrefleksyjnie kopiował te dane do swoich zgłoszeń w Szczecinie. To częsty błąd – poleganie na wiedzy eksportera, który nie musi znać specyfiki polskiego i unijnego systemu celnego. My sprawdziliśmy te rozbieżności w dokładnie 2h 14min podczas pierwszej analizy.

W logistyce nie ma miejsca na lanie wody. Albo masz kody dopasowane do rzeczywistego stanu towaru, albo liczysz straty. W tym przypadku wystarczyło przesunąć towar do sekcji komponentów precyzyjnych. Urząd celny wymagał od nas dostarczenia rysunków technicznych w skali 1:5, co zrobiliśmy w ciągu 3 dni roboczych, zamykając temat wątpliwości interpretacyjnych raz na zawsze.

Odzyskiwanie 12 430 zł w 19 dni

Procedura sprostowania i uzyskania zwrotu nadpłaconego cła trwała dokładnie 19 dni roboczych od momentu złożenia kompletu dokumentów. Przygotowaliśmy korekty dla 14 transportów, które dotarły do hubu w marcu 2024 roku. Urząd Celny w Szczecinie zaakceptował naszą argumentację bez dodatkowych wezwań do wyjaśnień. Efekt był natychmiastowy: zwrot na konto firmy w kwocie 12 430 zł za sam marzec. To konkret, który widać w bilansie miesięcznym.

Wielu właścicieli firm boi się korygować stare zgłoszenia, myśląc, że ściągną na siebie kontrolę. To mit. Jeśli masz dowody w postaci dokumentacji technicznej, korekta jest Twoim prawem. W Sloenka Logistic GR nie obiecujemy cudów, pokazujemy realne ścieżki oszczędności. Ten konkretny klient odzyskał nie tylko pieniądze za marzec, ale rozpoczęliśmy proces wnioskowania o zwrot za ubiegły rok, co może przynieść kolejne 84 300 zł.

Kiedy pokazaliśmy właścicielowi firmy wyliczenia, był zaskoczony, że nikt wcześniej nie zauważył tak prostej rzeczy. To pokazuje, jak ważne jest świeże spojrzenie na rutynowe działania transportowe. Bez lania wody – po prostu wykonaliśmy swoją robotę, sprawdzając każdy paragraf, podczas gdy oni mogli skupić się na wysyłce towaru do swoich odbiorców w Niemczech i Skandynawii.

Jak sprawdzić swoje kody bez ryzyka?

Warto raz na 8-9 miesięcy przejrzeć swoje 5 najczęściej używanych kodów CN. Przepisy zmieniają się częściej, niż sugerują to nagłówki w mediach branżowych. Jeśli Twoja stawka cła wynosi więcej niż 3.2%, istnieje duże prawdopodobieństwo, że da się ją zoptymalizować. My w Szczecinie robimy to codziennie. Nie szukamy dziury w całym, ale sprawdzamy, czy system nie pobiera od Ciebie więcej, niż musi.

By uniknąć wpadek w przyszłości, wprowadziliśmy u klienta zasadę dwuetapowej weryfikacji faktur zakupowych przed wysłaniem towaru z portu wyjścia. Dzięki temu oszczędzamy czas na etapie odprawy w Polsce. Przeciętny czas postoju kontenera na terminalu skrócił się o 4.65 godziny, bo dokumenty są teraz 'czyste' i nie budzą wątpliwości celników. To kolejna oszczędność, której nie widać na fakturze za cło, ale widać w kosztach operacyjnych logistyki.

Pamiętaj, że urząd ma 3 lata na skontrolowanie Twoich zgłoszeń. Jeśli Ty nie znajdziesz błędu na swoją korzyść, oni mogą znaleźć błąd na Twoją niekorzyść i naliczyć kary wraz z odsetkami. Lepiej być o krok przed nimi. Konkret zamiast obietnic – to nasza metoda na spokojny sen importera. Wystarczy jeden telefon pod numer +48 91 462 44 55, żebyśmy zerknęli w Twoje papiery.

Podsumowując marzec 2024: 14 odpraw, 0 błędów po korekcie, 12 430 zł oszczędności. To są fakty, które bronią się same. Nie potrzebujemy do tego skomplikowanych prezentacji, wystarczy wyciąg z konta klienta i zatwierdzone dokumenty celne. Jeśli chcesz, żebyśmy sprawdzili Twoje kody, przygotuj ostatnie 3 faktury importowe i daj znać.

Urząd ma 3 lata na kontrolę. Jeśli Ty nie znajdziesz błędu na swoją korzyść, oni mogą znaleźć taki na Twoją niekorzyść.