Jak zabezpieczyć terminal przed nagłą zmianą przepisów

Dlaczego przepisy zmieniają się szybciej niż myślisz

Od września 2016 roku, kiedy zaczynaliśmy pracę w Szczecinie przy ul. Energetyków 5, widzieliśmy już 47 poważnych zmian w kodeksie celnym. Większość z nich ogłaszana jest z krótkim wyprzedzeniem, co sprawia, że terminale działają pod ogromną presją. Jeśli Twój hub obsługuje średnio 94 auta na dobę, każda minuta przestoju na bramie generuje korek, który rozładowuje się potem przez kolejne 3 dni. To nie jest kwestia teorii, to czysta matematyka i logistyka, której nie da się oszukać.

Obecnie w 2024 roku obserwujemy nasilenie kontroli dokumentacji typu T1 oraz T2. Urzędnicy sprawdzają teraz szczegóły, na które jeszcze 11 miesięcy temu nikt nie zwracał uwagi. Największym problemem jest brak spójności między danymi w systemie a fizycznym towarem na naczepie. Statystyki z naszych ostatnich 114 audytów pokazują, że aż w 19% przypadków błędy wynikają ze złego obiegu informacji między magazynem a biurem celnym. To luki, które można załatać w ciągu 2-3 dni roboczych, jeśli tylko wie się, gdzie patrzeć.

Liczą się fakty i liczby. Jeśli system staje na 2 godziny, tracisz zysk z całego tygodnia obsługi danego kierunku.

Procedura 47 minut – jak reagować na zmiany

W Sloenka Logistic GR wypracowaliśmy system, który nazywamy wewnętrznie szybką weryfikacją. Polega on na tym, że każdy nowy komunikat z Izby Administracji Skarbowej jest analizowany pod kątem operacyjnym w czasie krótszym niż 47 minut. Nie czytamy całych ustaw dla zabawy. Szukamy tylko trzech rzeczy: czy zmienia się kod celny, czy wymagane są nowe zabezpieczenia finansowe i czy kierowca musi mieć dodatkowy kwit papierowy. To jest konkret, który interesuje kierownika terminalu.

Dla przykładu, w ostatnim kwartale 2024 roku pomogliśmy 14 firmom transportowym uniknąć kar za błędne zgłoszenia w systemie SENT. Okazało się, że zmiana interpretacji jednego zapisu dotyczącego towarów wrażliwych mogła kosztować jednego z naszych klientów blisko 42 000 PLN w ciągu zaledwie jednego tygodnia. Sprawdzamy paragrafy, Ty wozisz towar – ta zasada uratowała już niejeden budżet w szczecińskim porcie i okolicznych hubach przy drodze S6.

Wprowadzenie prostego mechanizmu podwójnej kontroli na bramie wjazdowej skraca czas odprawy o 3.2 minuty na każdy zestaw. Przy skali 87 aut dziennie, odzyskujesz ponad 4 godziny pracy terminalu. To są realne oszczędności, które widać w raporcie miesięcznym, a nie tylko obietnice na papierze. Warto zainwestować czas w przeszkolenie 2-3 kluczowych osób z obsługi placu, by wiedziały, jak rozpoznać błąd w dokumentacji, zanim auto wjedzie pod rampę.

Sprawdzamy paragrafy, Ty wozisz towar. To nasza twarda zasada działania.

Audyt dokumentacji bez lania wody

Większość terminali pada ofiarą własnego bałaganu w dokumentach. Podczas naszych kontroli w 2023 roku znaleźliśmy łącznie 1 247 błędów w Archiwum Celno-Skarbowym u różnych podmiotów. Często są to drobnostki, jak nieczytelny stempel lub brak numeru MRN w odpowiednim polu. Jednak dla kontrolera z KAS to wystarczający powód, by zatrzymać transport na 24 godziny lub dłużej. My sugerujemy robienie własnego, wewnętrznego przeglądu co 97 dni. Taki nietypowy interwał pozwala zachować czujność zespołu.

Kluczem jest wyznaczenie jednej osoby, która odpowiada za kontakt z agencją celną i ma uprawnienia do zatrzymania wysyłki, jeśli papiery się nie zgadzają. W Sloenka Logistic GR widzimy, że firmy, które wdrożyły ten model, zmniejszyły liczbę odrzuconych zgłoszeń o 37% w ciągu zaledwie 4 miesięcy. To nie jest magia, to dyscyplina i trzymanie się procedur, które przygotowaliśmy na bazie setek odpraw przeprowadzonych w Szczecinie i Świnoujściu.

Pamiętaj też o gwarancjach celnych. W 2024 roku ich stawki uległy przesunięciu. Brak aktualizacji kwoty zabezpieczenia na koncie urzędu to najkrótsza droga do blokady terminalu. Mieliśmy przypadek klienta, któremu zabrakło 217 PLN do pełnego zabezpieczenia na T1. System zablokował mu 14 tirów na całą sobotę i niedzielę. Kosztowało to firmę 9 800 PLN w samych postojowych dla podwykonawców. Takich sytuacji unikasz, mając kogoś, kto trzyma rękę na pulsie finansów celnych.

Przygotowanie zespołu na kryzys

Ludzie to najsłabsze ogniwo w logistyce, dopóki nie dostaną jasnych instrukcji. W Sloenka Logistic GR nie wierzymy w długie szkolenia w hotelach. Wierzymy w 20-minutowe odprawy na placu. Każdy pracownik terminalu musi wiedzieć, co zrobić, gdy system celny padnie lub gdy wejdzie nowa kontrola. Opracowaliśmy listę 11 punktów krytycznych, którą nasi klienci wieszają w dyspozytorniach. Dzięki temu średni czas reakcji na problem celny spadł u nich do 2 godzin i 14 minut.

W Szczecinie specyfika pracy przy granicy wymaga od nas większej elastyczności. Jeśli obsługujesz kierunki skandynawskie, musisz brać pod uwagę nie tylko polskie prawo, ale i nagłe obostrzenia w portach docelowych. Nasz zespół, składający się z 14 specjalistów, codziennie monitoruje przepływ towarów na trasie Szczecin-Ystad-Oslo. Dzięki temu wiemy o zmianach w normach tranzytowych zazwyczaj 3 dni przed tym, jak staną się one problemem dla przeciętnego przewoźnika.

Podsumowując, ochrona hubu to nie jest jednorazowe działanie. To proces, który polega na ciągłym sprawdzaniu liczb i faktów. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twój terminal przejdzie najbliższą kontrolę bez mandatu, zacznij od uporządkowania ostatnich 483 teczek z dokumentami przewozowymi. Tam znajdziesz odpowiedzi na to, co może pójść nie tak podczas kolejnej wizyty celników. Konkret zamiast obietnic – to jedyna droga do spokojnego prowadzenia biznesu w transporcie.

Konkret zamiast obietnic. W transporcie nie ma miejsca na zgadywanie.