Skrócenie procedury tranzytowej z 5 dni do 26 godzin
Dla klienta obsługującego korytarz wschodni zoptymalizowaliśmy proces składania zabezpieczeń. Procedura, która trwała prawie tydzień, zamknęła się w jednej dobie.
Firma East-West TransLog traciła pieniądze, bo ich ciężarówki stały na terminalach w oczekiwaniu na dokumenty. Zmieniliśmy sposób obiegu informacji i skróciliśmy czas odprawy o pełne cztery doby.
Wyzwanie
Klient posiada flotę 34 zestawów jeżdżących na trasie Polska–Kazachstan. Każda ciężarówka stała na granicy średnio 118 godzin przez błędy w dokumentach T1 i powolne procesowanie zabezpieczeń celnych. Jeden dzień postoju generował 1 430 PLN straty na czysto, nie licząc kar umownych od odbiorców towaru. Spedytorzy klienta byli zasypani mailami, a kierowcy kończyli czas pracy, zanim w ogóle ruszyli z hubu. Sytuacja była krytyczna, bo dwóch kluczowych kontrahentów groziło zerwaniem umów przez opóźnienia.
Podejście
Przez 4 dni siedzieliśmy w biurze klienta i sprawdzaliśmy, jak przepływają papiery. Okazało się, że dane o towarze trafiały do agencji celnej z 12-godzinnym opóźnieniem, bo nikt nie weryfikował faktur na bieżąco. Marek Wiśniewski z naszego zespołu wprowadził nowy protokół kontroli wstępnej. Zmieniliśmy też dostawcę gwarancji celnej na system działający w czasie rzeczywistym. Zamiast czekać na telefony, ustawiliśmy automatyczne powiadomienia SMS dla kierowców, gdy tylko numer MRN był gotowy do odbioru.
Rozwiązanie
Wdrożyliśmy w Sloenka Logistic GR system bezpośredniego przesyłu danych do NCTS dla wszystkich aut East-West TransLog. Przenieśliśmy całą odpowiedzialność za taryfowanie towaru na naszych specjalistów w Szczecinie. Teraz dokumenty są przygotowane, zanim auto w ogóle dojedzie do terminala załadunkowego. Dodatkowo (to ważne: mało kto tak robi) wprowadziliśmy nocną zmianę weryfikacyjną, dzięki czemu odprawy ruszają o 6:00 rano, a nie o 10:00, jak u konkurencji. Każdy kierowca otrzymał prostą instrukcję w PDF, co ma sprawdzić na papierowej wersji dokumentu, by uniknąć cofnięcia z wagi.
Rezultaty
Dzięki zmianom ciężarówki wyjeżdżają w trasę niemal natychmiast po załadunku. Klient odzyskał płynność finansową i przestał płacić kary za nieterminowe dostawy.
Harmonogram
-
12 stycznia 2024Audyt procesów w biurze spedycji i analiza 47 ostatnich przewozów.
-
25 stycznia 2024Uruchomienie szybkiej ścieżki gwarancyjnej i testy na 4 autach.
-
14 lutego 2024Pełne wdrożenie procedury dla wszystkich 34 pojazdów floty.
-
28 lutego 2024Raport końcowy i przeszkolenie kierowców z nowych procedur SMS.
"Sloenka Logistic GR zrobiła to, czego trzy poprzednie firmy nie potrafiły. Kierowcy przestali dzwonić z pretensjami o przestoje, a ja w końcu widzę zyski, a nie tylko faktury za kary umowne."