Redukcja kosztów postoju o 34% dla terminala w Świnoujściu
Zidentyfikowaliśmy wąskie gardło w obiegu dokumentów cyfrowych. Po wdrożeniu nowych procedur czas weryfikacji spadł z 2h do 38 minut.
Terminal w Świnoujściu zmagał się z zatorami na bramach wjazdowych, co generowało ogromne kary umowne. Zespół Sloenka Logistic GR przeanalizował 1 247 przejazdów i skrócił czas odprawy o ponad godzinę.
Wyzwanie
W Baltic Hub North kierowcy ciężarówek czekali średnio 127 minut na samą weryfikację dokumentów celnych i transportowych. Każda godzina zbędnego postoju kosztowała terminal 215 PLN w ramach opłat logistycznych. W lipcu 2023 roku odnotowano aż 483 przypadki, w których auta stały na placu zbyt długo tylko dlatego, że dokumenty utknęły w biurze. Papierowe kwity krążyły między ochroną, biurem celnym a dyspozytorem, co było głównym powodem chaosu.
Sytuacja była o tyle trudna, że błędy w numerach kontenerów zdarzały się w 14 na 100 przypadków. To zmuszało kierowców do wycofywania się z ramp i ponownego ustawiania w kolejce. Dyrekcja terminala widziała, że tracą nie tylko pieniądze, ale i zaufanie kontrahentów ze Skandynawii.
Podejście
W marcu 2024 wysłaliśmy do Świnoujścia 3-osobowy zespół audytorów Sloenka Logistic GR. Przez pierwsze 12 dni roboczych nie zmienialiśmy nic – tylko mierzyliśmy czas stoperem i liczyliśmy błędy. Odkryliśmy, że najwięcej czasu marnuje się na ręczne przepisywanie danych z CMR do systemu.
Zamiast wdrażać drogie oprogramowanie za setki tysięcy, postawiliśmy na proste rozwiązanie. Wyposażyliśmy ochronę na bramie w tablety zintegrowane z naszą bazą danych. Ustaliliśmy jasne zasady: kierowca ma gotowy kod QR, albo system go nie puszcza. To była twarda decyzja, ale konieczna, żeby wymusić porządek w papierach jeszcze przed dojazdem pod szlaban.
Rozwiązanie
Wdrożyliśmy system weryfikacji wstępnej, który sprawdza zgodność dokumentów celnych na 4 godziny przed planowanym przyjazdem auta. Jeśli w papierach brakuje choćby przecinka, spedytor dostaje automatyczny alert. Na samej bramie w Świnoujściu zainstalowaliśmy 4 punkty szybkiego skanowania, co wyeliminowało potrzebę wysiadania kierowcy z kabiny.
Dodatkowo, Sloenka Logistic GR przejęła bezpośredni kontakt z urzędem celnym w imieniu terminala. Dzięki temu pytania o błędy w deklaracjach są rozwiązywane w 14 minut, a nie w 3 godziny. Cały proces stał się przezroczysty – dyspozytor widzi na monitorze każde auto, które przekroczyło 25 minut oczekiwania, i może natychmiast reagować.
Rezultaty
Dzięki zmianie procedur i eliminacji papierowego obiegu, terminal odzyskał płynność operacyjną i drastycznie ograniczył wypłaty odszkodowań za przestoje.
Harmonogram
-
Marzec 2024Audyt terenowy i analiza 1 247 ostatnich operacji bramowych.
-
Maj 2024Uruchomienie pilotażowego systemu skanowania kodów QR na bramie północnej.
-
Lipiec 2024Szkolenie 12 pracowników biura i 8 strażników terminala z nowych procedur.
-
Sierpień 2024Pełne wdrożenie i raportowanie oszczędności na poziomie 34%.
"Sloenka Logistic GR nie obiecywała cudów, tylko pokazała liczby. Wcześniej kierowcy kłócili się z naszą ochroną o minuty, a dziś wszystko idzie sprawnie. Koszty kar spadły o ponad jedną trzecią."